¿Cómo impactan los sistemas de información en las compañías?

Las organizaciones se preocupan cada vez más por mantenerse competitivas en el tiempo, por lo que buscan contar con sistemas de información que les ayuden a mejorar el control y la gestión de sus principales procesos de negocio.

Un sistema de información es una parte clave de la organización que se encarga de la captura, procesamiento, almacenamiento y distribución de la información a las distintas áreas de negocio.

Dentro de los principales impactos que los sistemas de información producen en las compañías tenemos los siguientes:

  1. Económicos: Se evidencian en la eficiencia generada en los procesos de negocio de la compañía, lo que permite ahorrar costos de transacción, contar con mayor control de la información y a su vez incrementar los ingresos al generar mayor agilidad en la ejecución de los procesos soportados por los sistemas de información.

    Asimismo, existe un concepto llamado costos de agencia, los cuales se reducen con la implementación de un sistema de información. Los costos de agencia son gastos que realiza la compañía por administrar a sus empleados. Gracias al uso de sistemas de información es más fácil para los gerentes o jefes supervisar a un número mayor de empleados y permite que los trabajadores realicen sus actividades de manera más eficiente.

  2. Organizacionales y del comportamiento: El implementar un sistema de información conlleva a un cambio organizacional mayor, el cual requiere estar adecuadamente gestionado, podemos observar estos casos en toda su dimensión cuando una organización decide cambiar su sistema de información como por ejemplo pasar de un sistema Inhouse, es decir construido a medida por la compañía, hacia un sistema World Class como podría ser un ERP como SAP, Oracle, entre otros.

    Para ello se requiere contar con una estrategia de gestión del comportamiento de las personas, para permitir que se adapten al nuevo sistema de información y realicen una adecuada transición, esto debido a que una nueva implementación cambia desde la forma en que se registran los inputs, pasando por las actividades dentro de los procesos, hasta la información presentada en los reportes. Cabe resaltar que el obstáculo más común ante los proyectos de implementación de sistemas de información no es la tecnología, sino la resistencia organizacional al cambio.

    La implementación de un sistema de información proporciona información más precisa y oportuna, lo cual permite que la toma de decisiones baje a los empleados de otros rangos en algunos casos específicos.

  3. Flexibilidad y competitividad: Los sistemas de información proporcionan a las organizaciones flexibilidad, es decir, las empresas más pequeñas utilizan los sistemas de información para alcanzar las ventajas de las grandes, y estas últimas a su vez utilizan los sistemas de información para conseguir mayor agilidad y capacidad de respuesta al mercado.

Los impactos mencionados resultantes de la implementación de un sistema de información deben ponerse sobre la mesa y hacerse tangibles a la realidad de cada organización a través de casos de uso y mostrando el retorno de inversión (ROI) que se lograría como uno de los objetivos del proyecto.

Actualmente, muchas organizaciones deciden tercerizar el servicio de gestión de los sistemas de información a nuevas plataformas que se encuentran en la nube o hacia proveedores que los ayuden con la gestión de los sistemas de información, estos casos también deben contemplar la evaluación de los impactos en la organización antes de llevarse a cabo.

Finalmente, existen servicios en el mercado que permiten realizar una evaluación y gestión de los impactos antes, durante y luego de la implementación de un sistema de información de manera que estos sean considerados a lo largo de todo el proyecto.

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