Convirtiendo las reuniones en sesiones de preguntas

No todo el mundo es fan de las reuniones. De hecho, un estudio publicado por Harvard Business School en 2018 encontró que los CEOs pasan el 72% de su tiempo laboral en reuniones, pero piensan que son una pérdida de tiempo. Sin embargo, las reuniones son de mucha importancia, porque son el espacio donde se puede aprovechar la “curiosidad colectiva”. Cuando las personas sienten curiosidad juntas, aprenden unas de otras y colaboran en la resolución de los problemas comunes.

Una de las cosas que nos distingue como humanos es que somos conscientes de que no lo sabemos todo. Eso nos hace curiosos y deseosos de aprender, y también hace que nos dirijamos a los demás en busca de ideas e inspiración. Si pensamos en las reuniones de esta manera, podemos estructurarlas para conseguir productividad y compromiso. Ahí es donde entran en juego las sesiones de preguntas: sesiones breves y silenciosas que utilizan las propias preguntas y respuestas de las personas para conectarlas entre sí y dinamizarlas e implicarlas en el orden del día de la reunión. Estas sesiones son una forma de recoger lo que está en la mente de la gente sobre el tema de la reunión.

La mayoría de las reuniones se centran en el uso de información unidireccional para lograr una perspectiva común. Conseguir el intercambio de diversos puntos de vista y la interactividad necesaria para que las reuniones tengan éxito requiere un mayor en la participación del equipo.

Para eso están las sesiones de preguntas. En una encuesta o un cuestionario, tanto las preguntas como las respuestas están predeterminadas, lo que la convierte en una actividad informativa unidireccional centrada en las preguntas que el director de la reunión considera importantes. En una sesión de preguntas y respuestas, los participantes deciden por sí mismos qué preguntas quieren formular, lo que la convierte en una actividad de interacción bidireccional.

Estas sesiones de preguntas, también conocida como “jamming”, ayuda a los participantes a extraer aprendizajes y aprovechar las perspectivas y experiencias de los demás.

Durante la sesión, todos tienen la oportunidad de participar, porque la gente no pierde mucho tiempo esperando a que los demás contribuyan. Dialogan simplemente respondiendo a las preguntas de los demás y publicando las suyas propias. Los participantes pueden identificarse cuando hacen preguntas, o ser anónimos.

Las investigaciones de Francesca Gino, profesora de Harvard Business School, demuestran que ser curiosos nos lleva a tomar menos decisiones erróneas, porque hay menor probabilidad de caer en un sesgo de confirmación y de los estereotipos de las personas cuando somos curiosos.

El enfoque de una sesión de jamming ayuda a centrar la atención de la gente en lo que importa. Una vez que se deja de lado la suposición de que las reuniones consisten en hablar y se invita a todo el mundo a intercambiar preguntas y respuestas por escrito de forma silenciosa y simultánea, se genera una obligación a pensar en el momento.

Todos somos curiosos y tenemos ganas de aprender, pero no tenemos la misma curiosidad. Por eso, si un director de reunión quiere que las reuniones sean más participativas y productivas, debe prestar atención a las preguntas que se hacen los participantes y a los problemas que intentan resolver.

En el libro Mentes curiosas, la curiosidad se describe como una práctica de conexión: «Conecta las ideas en redes de conocimiento y conecta a los propios conocedores, tanto con el conocimiento que buscan como entre sí». La combinación de la noción de curiosidad como capacidad de generar alternativas y la práctica de la conexión sugiere que la curiosidad es un proceso tanto colectivo como individual. Para seguir con el ejemplo de las improvisaciones, la curiosidad funciona tan bien para las bandas como para los solistas, si no mejor.

Al igual que en una banda, improvisar no es algo que se hace para evitar seguir una agenda de reuniones (tocar según las notas). Más bien es algo que se hace para crear la energía y el sentimiento de pertenencia necesarios para que todo lo demás funcione. Para resolver los problemas que nadie puede resolver por sí solo, debemos basarnos en las experiencias y conocimientos de los demás, y la mejor manera de hacerlo es asegurarnos de que las perspectivas únicas de cada uno entren en juego antes de que comience el pensamiento grupal.

Si se organizan sesiones de preguntas al principio de las reuniones, los líderes pueden ayudar a los participantes a sintonizar con un problema compartido y, al mismo tiempo, sacar a la luz diferentes formas de enfocar el problema. Las personas buscan más interacción, pero no de cualquier tipo. Quieren conectarse e interactuar de una manera que sea significativa para ellos y valiosa para el trabajo que están haciendo.

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