La importancia de la automatización de procesos

Las empresas vienen buscando reducir el tiempo que ocupan las tareas rutinarias y repetitivas en la jornada de sus colaboradores, con el fin de aprovecharlo en actividades que generen mayor valor a los negocios. Con la pandemia, esta transformación solo se ha acelerado, cambiando por completo la forma en que trabajamos.

Guillermo Guerrero, Gerente de Consultoría de Negocios de PwC Perú, nos cuenta la importancia y los beneficios detrás de la automatización de procesos en las compañías.

¿Qué es la automatización de procesos?

Es una forma de trabajo basada en software, que replica las actividades que una persona ejecuta en un computador. Las típicas actividades más factibles de automatizar son repetitivas, basadas en reglas que usualmente son aburridas de hacer. De repente tienen un deadline muy apretados y son sujetas al error humano. Todo este tipo de actividades se pueden automatizar e incluso, utilizando otro tipo de tecnologías integradas a estos proyectos, se puede lograr automatizar no solo actividades si no procesos de inicio a fin.

¿Cuáles los beneficios de implementarla?

Podemos verlo por 2 frentes, un primer bloque de beneficios es para las empresas y el otro bloque es para las personas. Para las empresas, la eficiencia en reducción de horas hombre dedicadas a determinado proceso y a la mejora en la oportunidad de la entrega de la información de los usuarios en las empresas. La reducción de errores, la calidad de la información incrementa dado que no hay errores humanos ahí, las automatizaciones son basados en reglas por lo que el error se elimina. La reducción de costos a nivel de traslado a un proceso que agregue valor. Fortalece también el control interno de las empresas, ya que se hacen más robustos y en tiempo real, lo cual genera que se reduzcan considerablemente la posibilidad de que los riesgos se materialicen.

Por el otro frente, hay una serie de beneficios que potencian la línea de carrera de las personas, mejora el clima laboral y su motivación, tienen más tiempo para actividades enriquecedoras, que generan conocimiento a la persona y la hacen más competitiva, dejando de lado actividades repetitivas. De esta forma se puede “vender” la idea en la organización tanto para la empresa como para los colaboradores.

La pandemia aceleró muchos procesos en las organizaciones, sobre todo los de transformación. ¿Cómo se refleja esto en la automatización de procesos?

Una de las condiciones previas para automatizar procesos es que estén digitalizados. Precisamente la pandemia ha acelerado este proceso en las empresas, ya que se han visto obligadas a dejar de trabajar con papel. Antes entrabas a un departamento contable o un área financiera y veías los escritorios llenos de facturas, documentos, lo cual generaba muchas ineficiencias. Ahora eso no es aplicable, estamos tratando de explotar la digitalización, el uso de documentos electrónicos, y desterrar el uso del papel. La pandemia ha habilitado la posibilidad de que la implementación de la automatización se acelere. Cada vez más empresas están explorando nuevas tecnologías y esta es una de ellas, por eso las empresas nos contactan para ayudarlas en su viaje de automatización.

¿Cuál es el nivel de madurez de las empresas peruanas en temas de automatización de procesos?

En Perú hay de todo un poco. Las empresas locales están en una etapa de exploración en su mayoría, en entender la tecnología, cómo funciona y cómo puede ayudar. Otras ya están comenzando con algunos pilotos para automatizar pequeños procesos o actividades específicas. Hay empresas de capital extranjero que, si ya han empezado a adoptar de manera masiva las iniciativas globales de automatización, y en empresas más grandes, a nivel de corporaciones o grupos económicos importantes, han comenzado a usarlas con mayor recurrencia por lo tanto hay una mayor madurez en su implementación. Cuando hablamos de madurez, se generan centros de excelencia, con robot más completos y una estructura de gobernanza a nivel de la compañía, con lo que se maximizan los beneficios.

Si lo vemos por industrias en el caso peruano, normalmente los sectores que inician antes son aquellos que tienen mayor volumen transaccional, por ejemplo, el sector de banca, seguros, AFP, son las que tienen proyectos en marcha de automatización a nivel empresarial. Luego están las comerciales, retail, industriales y extractivas, que tienen un gran volumen de operaciones de compras. Un menor volumen o nivel de madurez lo encontramos en empresas del sector de servicios, que, dependiendo de la industria específica, tienen un menor volumen transaccional. Todavía es un buen momento para iniciar, creo que se masificará mucho más y por lo tanto el nivel de madurez va a ir aumentando, ya lo vemos en las empresas. Según una encuesta global de PwC a los CEOs, identificaban al cambio tecnológico como una de las principales preocupaciones de las empresas. Es algo que ha venido para quedarse, por eso hay que aprovechar la ola.

¿Qué recomendación le darías a las empresas interesadas en iniciar un proyecto de automatización de procesos?

Algunas recomendaciones, a partir de lecciones aprendidas con nuestros clientes, es la decisión de iniciar un proyecto de automatización no debe despegar de forma aislada. Hemos visto empresas que hacen esto tienen un proceso lento, consumiendo más recursos de lo necesario y un mayor desgaste del equipo humano. Creemos que una buena decisión es establecer un patrocinio de alto nivel gerencial para definir una estrategia clara y priorizar las iniciativas, esto acelera el proyecto y así se asignan los recursos necesarios.

Otra recomendación importante sería tener en cuenta la línea base de los procesos y la tecnología que tengo en mi empresas. “Preparar la cancha” antes de iniciar un proceso de automatización es clave, así podemos aprovechar en estandarizar y simplificar los procesos, o formalizar algunas reglas que eran implícitas para que el beneficio de la implementación sea más provechoso.

Los beneficios que comentábamos hace poco, que se dan en el frente empresarial como el de las personas, sean transmitidos al equipo de automatización para generar un ambiente colaborativo y reducir los temores o resistencia que pueda haber alrededor del proyecto. Por último, es muy recomendable manejar una cultura hábil en estos equipos, realizar inducciones o entrenamiento previo sobre la tecnología para poder crear un entorno de trabajo más efectivo.

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