La importancia de un proceso de costeo adecuado

Uno de los principales objetivos de las compañías es maximizar su rentabilidad. Sin embargo, si bien una empresa podría lograr, e incluso superar, sus proyecciones de ventas, esto no serviría de nada si los costos asociados reducen de manera significativa el margen bruto. Simona Settineri, socia de mercado de capitales y consultoría contable, nos explica la importancia de un adecuado proceso de costeo para las compañías.

¿Cómo influye el proceso de costeo en la rentabilidad de una compañía?

Identificar los costos de producción y venta de un producto es clave para alcanzar la rentabilidad deseada. En este sentido, es necesario establecer políticas contables y operativas, en donde se definan las directrices del cómo y bajo qué criterios se llevará a cabo el proceso de costeo. El objetivo es asegurar la obtención de información real y fidedigna sobre los inventarios.

Reflejar en los estados financieros la posición y situación real de los inventarios servirá no solo para fines de cumplimiento contable, sino que permitirá a la gerencia una mejor toma de decisiones en aspectos como: identificación de desviaciones presupuestales y de problemas en la gestión de producción (ineficiencias, reprocesos, situaciones de alerta, etc.), el diseño de la estrategia de mercado y producción, la evaluación de la rentabilidad de cada producto, determinación del pricing, entre otros.

¿Cuáles son los principales puntos críticos a nivel empresarial?

A nivel contable, la mayoría de las empresas no posee un manual de políticas que describa la aplicación de los diferentes conceptos relacionados al proceso de costeo. Entre los principales aspectos que suelen no estar alineados a los requerimientos normativos, está la falta de aplicación del concepto de la capacidad normal para la distribución de los costos indirectos fijos. De hecho, la distribución de los costos indirectos fijos es uno de los “factores críticos” que pueden influenciar significativamente la determinación del costo de un bien o servicio y puede ocasionar una eventual sobrevaluación de su costo, debido a posibles ineficiencias o a la capacidad ociosa de la planta, u otros activos, que vendrían, por lo tanto, asignados impropiamente.

Otra circunstancia recurrente, que puede afectar la determinación del costo, es la asignación de recursos resultante de reprocesos, los cuales deberían ser clasificados como gasto y no como costo. Esta circunstancia puede generar varios efectos negativos:

1. Mayor costo real unitario con relación al bien o servicio afectado por la incorrecta asignación
2. Una base equivocada para la determinación del costo estándar (que podría verse incrementado equivocadamente)
3. Definir los presupuestos asociados a la producción de cada bien /servicio sobre la base de información inexacta
4. Distorsionar el margen bruto.

El proceso de costeo prevé la asignación no solo de los costos directos variables, sino también de los costos indirectos variables, los cuales se distribuyen sobre la base de cost-driver (inductores). El uso de cost driver que no reflejan el patrón de contribución al proceso de producción, es otro de los errores típicos en el proceso de costeo.

Finalmente, otro error recurrente en el que incurren las compañías es mantener los inventarios valorizados al costo, en el caso que el valor que se espera recuperar con la venta de estos (valor neto de realización, sobreestimando el valor de sus activos y reenviando el registro de la pérdida al momento que se realiza la venta. Esto no solo impacta el tipo de información en base a la cual la gerencia toma decisiones, sino incumple con las normas contables que requieren que un activo nunca exceda los beneficios económicos futuros esperados y, por lo tanto, presente en los estados financieros un valor sobrestimado.

¿Qué otros puntos que pueden afectar el costeo se deben considerar?

• La ausencia de evaluación de la naturaleza de algunos repuestos “estratégicos” mantenidos de forma permanente en los almacenes de la compañía en el caso se requiera su utilización, para evitar interrumpir el proceso productivo. Esta clase de repuesto debería ser clasificada como activo fijo y no ser depreciado. De contra, muchas empresas, bajo su política de lenta rotación, terminan desvalorizando este tipo de repuesto afectando el PL y generando una distorsión entre el valor contable y el inventario físico.
• Algunos procesos productivos no terminan exactamente al cierre del periodo fiscal. Esto implica que la imputación de los costos relacionados al consumo de materiales y mano de obra debería ser asignada en base a la participación efectiva en las fases realizadas hasta al cierre (en aplicación del principio del devengo) y una porción debería asignarse en el periodo siguiente. Esta circunstancia puede generar en algunos casos sobreestimación y en otras subestimaciones.
• Errores en el reconocimiento de costos asociados a la compra de materiales, lo que ocasiona una sobrevaluación o subvaluación del costo de producción.
• Errores en el reconocimiento y medición de los principales costos fijos (arrendamientos, activo fijo e intangibles), en aspectos como: identificación y reconocimiento de componentes de costos, determinación y revisión de vidas útiles, valor residual, mantenimientos, entre otros, lo cual tiene una consecuencia directa sobre la determinación del importe de depreciación y amortización que será asignado al costo del inventario.

¿Y a nivel de procesos y gestión?

Un tema crítico es no contar con una política donde se establezcan procedimientos de compras (licitación o compra directa), niveles de autorización, etc., para evitar también potenciales situaciones de fraude. A esto podríamos sumar la alta incidencia de regularizaciones de costos, como los consumos de materiales de fechas posteriores, regularización de provisiones no efectuadas, entre otros.

Por otro lado, no revisar el costo presupuestado vs el costo real (resultante del ciclo productivo) dificulta la toma de decisiones por parte de la gerencia, tanto a nivel de estrategia de producción, como en la determinación del pricing de los productos y evaluación de la rentabilidad de cada producto.

Como últimos puntos clave podemos mencionar el alto riesgo de error en las actividades de imputación manual de los componentes de costos en el proceso de costeo. La ausencia de una adecuada segregación de funciones en las actividades críticas, relacionadas a la asignación de los costos en término de input en el proceso de costeo, podría ser el origen de errores en la determinación del costo del inventario. Finalmente la falta de capacitación contable y operativa respecto al proceso de producción y costeo, sobre conceptos contables relevantes para el costeo de inventarios, también podría originar errores.

El sistema y los datos también sueles ser temas sensibles, ¿cuáles son los puntos críticos en ese aspecto?

La falta de controles de acceso a la base de datos es uno de ellos, ya que se podría hacer una modificación o corrección que altere sustancialmente el reporte de los costos, impidiendo la trazabilidad de los cambios, la auditoría y segregación de funciones.

Otro punto crítico es una configuración inadecuada en el sistema respecto a los requerimientos contables, o la falta de interfaces o automatizaciones entre la información contable y operativa que se relaciona al proceso de costeo, lo cual deriva en actividades manuales.

La gran cantidad de información relacionada con los costos, la base de datos maestros incompletos y sin estructuración, podrían generar inconsistencias y errores en la determinación de los costos de inventarios. Por último, la obtención de reportes claves de costos, generados a través de querys manuales, podría generar, con alta probabilidad, información con errores.

¿Qué recomendación final le darías a los líderes de negocios preocupados por este tema?

La información de los costos de producción o prestación de servicios es un elemento estratégico y operativo clave para la toma de decisiones y la evaluación de los resultados de la actividad, en términos de eficacia, eficiencia, rentabilidad, entre otros. No todas las compañías perciben el riesgo que implica no contar con información sólida sobre los costos, que cumpla con los requerimientos normativos y que sea procesada con los soportes operativos e informáticos adecuados.

Recomendaría revisar su proceso de costeo y evaluar realizar un diagnóstico para identificar eventuales puntos de mejora e incumplimientos para garantizar la razonabilidad y el cumplimiento de la información utilizada; y formalizar un manual de política y procedimiento de costeo, por cada tipo de bien y servicio.